Como avaliar o trabalho do consultor de gestão?

Contexto atual
Estamos em uma nova fase da evolução da economia. Os negócios sempre foram difíceis, porém está cada vez melhor para os clientes e mais complicado para fornecedores e distribuidores prosperarem.
A partir da década de 80 as empresas vem sofrendo pressões crescentes, decorrentes das mudanças radicais e continuas no ambiente organizacional. As mudanças mais significativas que as empresas enfrentam são:

1. Competição cada vez mais acirrada, que tem levado as empresas a buscar incessantemente a criação e manutenção de vantagens competitivas  através de custos mais baixos e diferenciação na oferta de produtos e serviços.

2. Inovação tecnológica acelerada, que vem permitindo às empresas o desenvolvimento continuo de competências essenciais, baseadas na capacidade de criar, desenvolver e comercializar produtos e serviços mais rapidamente.

3. Excesso de ofertas em bases mundiais, o que faz com que haja mais fornecedores do que consumidores dispostos a comprar.

4. Crescentes expectativas do cliente, o qual, em decorrência das mudanças acima, tem mais opções de escolha, esperando, por tanto, maior valor agregado, qualidade e nível de serviço satisfatório.

Nesse novo contexto, o sucesso de uma organização depende fundamentalmente da capacidade de resposta a essas pressões do ambiente. Caso isso não aconteça, as empresas tornam-se mal sucedidas e inviáveis.

Essa capacidade de resposta da organização reside na sua competência para implementar continuamente mudanças, em busca de vantagens competitivas que mantenham valor agregado para os clientes e margens de lucro aceitáveis, desenvolvendo um desempenho sustentável.

O trabalho do consultor de gestão reside exatamente em desenvolver essa capacidade de resposta, através da criação e implementação das mudanças necessárias em todas as dimensões (processos, sistemas, pessoas, tecnologia, modelo de gestão e lideranças) de acordo com o momento e a situação particular de cada organização.

De uma forma geral as mudanças das quais estamos falando são?:

1. Mudanças nos produtos e serviços. Melhorias nos produtos e serviços existentes ou criação de novos, visando aumentar a lucratividade, satisfação do cliente e participação no mercado.

2. Mudanças nos processos e tecnologia. Redesenho de processos existentes, criação de novos processos e incorporação de novos sistemas de informação, visando melhorar o desempenho da organização.

3. Mudanças nas pessoas (na cultura organizacional). Adoção de novas crenças e valores e mudanças no comportamento que caracteriza o modo de ser da empresa, visando adaptá-la aos novos tempos. Esta adaptação é chamada de resiliência por alguns estudiosos.

4. Mudanças na estratégia e estrutura organizacional. Novas estratégias de comercialização ou de produção, nova forma de agrupar as atividades da organização e redução de níveis hierárquicos, com o objetivo de sustentar as estratégias e processos, obter melhor coordenação do trabalho e tornar a organização mais ágil e flexível.

E agora que estamos iniciando um novo ano, ainda é tempo de fazer uma avaliação dos planos que foram traçados no inicio do ano que passou, e a conseqüente reformulação das novas estratégias (e táticas) para este ano que está iniciando. Este processo é chamado do Ciclo do PDCA, ou processo de melhoria continua. É claro que o ideal é que esta avaliação, crítica e reformulação, seja em períodos mais curtos, como a cada trimestre e até mensalmente, tudo depende do tipo de produto e do mercado onde você atua. Em nossos trabalhos de consultoria fazemos avaliações mensais ou trimestrais. A media de nossos trabalhos é de 18 meses (varia entre 12 e 24 meses), dependendo de vários aspectos, como complexidade, situação atual da organização, número de horas aplicadas mensalmente, etc.

No final ou inicio do ano é chegada a hora de fazer uma análise dos avanços (melhorias nos processos), resultados alcançados e dos profissionais que o auxiliaram nessa tarefa ao longo dos doze meses que se passaram. Seja você uma pessoa física ou jurídica, esse é o momento ideal para avaliar os pontos fortes e fracos da sua situação financeira ao longo do ano que se passou, bem como as oportunidades criadas (e aproveitadas) e as ameaças que se tornaram um problema, quando o tema desempenho organizacional lhe vem à cabeça.

Digo isso, pois é fundamental começar esta nova década com uma diretriz clara (para todos) e força total a fim de que consiga manter uma melhor saúde financeira durante todo o ano. E para isso nada melhor do que poder confiar no profissional que, no fim das contas, cuida do desempenho da sua organização e do seu patrimônio. Mas como saber se o consultor organizacional ou empresa de consultoria de gestão foi bem sucedido no ano que se passou ou não? Para responder a essa difícil questão, proponho os seguintes pontos a serem considerados pelo empresário:

Cronograma de trabalho - Por conta da natureza de seus trabalhos, é importante que o consultor entregue no inicio do mesmo, um cronograma de trabalho com o detalhe dos itens a serem desenvolvidos, os resultados esperados, com datas de inicio e fim; a fim de que o cliente possa acompanhar e avaliar (comparar previsto com o real) o desenvolvimento dos trabalhos contratados.

Capacidade de adequação às mudanças – Os itens relacionados no plano de trabalho devem contribuir para realizar as mudanças na organização, na magnitude e profundidade necessárias, sem esquecer a sua integração com as diretrizes e cultura geral da empresa.

Criação dos sistemas de informação e controle – É importante observar se as bases organizacionais estão sendo criadas e implantadas, conforme plano de trabalho. Estes são os alicerces das mudanças propostas. Estamos falando do levantamento, disposição e organização das informações básicas sobre a saúde financeira e o desempenho da empresa em geral (alinhamento das principais diretrizes de trabalho, do sistema de informação e controle de cada setor, de cada processo, do desempenho dos produtos / serviços, da cultura organizacional, da motivação e integração do pessoal); a fim de poder mensurar as melhorias previstas, corrigir, adequar e definir novas metas de desempenho.  

Treinamento das pessoas envolvidas – As mudanças não acontecem pela força e sim pelo conhecimento e uso da razão, por tanto, é importante o respectivo treinamento das pessoas direta e indiretamente envolvidas nas mudanças e melhorias em andamento.

Criação e implementação de inovadoras estratégias viáveis de serem executadas e aperfeiçoadas – O posicionamento estratégico é o  principal norteador das mudanças e melhorias programadas. Todo o trabalho depende desta definição. Quando esta definição não existe ou não  está muito clara, é preciso extraí-la e identificá-la, através da cultura, competências e sonhos da diretoria e os principais colaboradores. 

Treinamento e desenvolvimento das habilidades de liderança – Nenhuma organização consegue sobreviver por muito tempo se não tiver uma liderança que indique o caminho, que inspire confiança, que mantenha motivadas as pessoas e extraia o melhor de cada um; por tanto as melhorias no desempenho dos principais líderes deve acontecer gradativamente.

Adequação dos processos em função das novas estratégias definidas – Os processos principais e de apoio da organização devem estar em permanente melhoria / adequação, de tal forma que apóiem e impulsionem as novas estratégias da empresa, assim como as mudanças internas e externas que estão permanentemente acontecendo.

Controle e das finanças da empresa e adequação dos custos operacionais – Muitas decisões do dia-a-dia de um gestor dependem da qualidade e quantidade dos recursos financeiros da companhia naquele momento. Por isso, é importante que se tenha em mãos análises que são constantemente preparadas a fim de conhecer melhor a saúde financeira da empresa. Isso auxiliará os gestores na hora de implantar um projeto ou escolher quais as contas devem ser priorizadas em um momento de crise.
Os custos diretos e indiretos, fixos e variáveis e os respectivos indicadores financeiros de desempenho; devem ser confiáveis e estar atualizados, para a tomada de decisões do dia-a-dia. Quando isto não existe, o consultor deve criar e implementar os respectivos sistemas de informação e controle. Caso seu consultor esteja atento ao seu negócio e diga coisas que você não quer ouvir, mantenha-se calmo e tenha certeza de que é para o seu bem, no final, a decisão é sempre sua.

Adequação dos produtos e serviços ao mercado - Em determinado momento e dependendo do trabalho contratado, o consultor deve orientar à diretoria sobre o mix de produtos e serviços mais adequados ao contexto do mercado onde atua e de acordo com seus recursos, fortalezas e debilidades.

Formação de uma equipe competente e comprometida – Uma das áreas mais complexas e importante é a gestão das pessoas e a formação de equipes, pois são eles que atendem o cliente e executam o trabalho, em outras palavras, representam o(a) empresário(a); por tanto o consultor deve orientar com profissionalismo e imparcialidade. No caso de empresas familiares é preciso de uma experiência específica para saber tratar o assunto.

Criação e implantação dos indicadores de desempenho necessários (não somente financeiros) para a gestão do negócio – Os indicadores de desempenho formam o “painel de direção” para a diretoria da organização, são eles que estarão mensurando diariamente se a empresa (pessoa, área, processo, produto, sistema) está no caminho certo ou possível. Aqui nasce o Mapa estratégico da empresa.

Confidencialidade, transparência e sigilo – O código de ética do consultor organizacional é muito claro quando diz: “O consultor de organização deve adotar todas as medidas necessárias à preservação de sigilo com relação às atividades e informações de seus clientes, inclusive na guarda de documentos e na fidelidade de seus funcionários”.

Segundo nossa experiência, estes são os principais itens que devem ser considerados ao avaliar a eficácia do seu consultor organizacional.

As mudanças são necessárias e imprescindíveis em qualquer organização, tanto para sua permanente adequação às mudanças externas (clientes, fornecedores, governo, concorrentes), como para sair na frente de seus concorrentes, com criatividade e inovação. Se sua empresa está acomodada no tempo, na realidade está andando para trás, pois nada é permanente, a única coisa permanente são as mudanças, elas estão acontecendo a cada segundo que passa, independente da sua percepção e reconhecimento.

Para finalizar, lembre-se de que o trabalho do consultor é orientar (transferir conhecimentos e experiências práticas), criar as condições internas para a realização das mudanças, implantação das estratégias e adequar seus produtos e serviços ao mercado; mas quem tem que realizar essas mudanças / melhorias na sua organização é você, junto com sua equipe – somente assim, poderá dar continuidade ao trabalho de melhoria continua. Por tanto, a primeira mudança que tem que acontecer é a sua como líder principal da empresa. Sem essa disposição sincera e permanente, é melhor nem começar.

(*) Federico amory
Consultor e diretor da Eficaz consultoria de gestão parceira da Maxximus Consultoria em Administração.  Este endereço de e-mail está protegido contra spambots. Você deve habilitar o JavaScript para visualizá-lo.